Video 7 nasvetov za odgovarjanje na e-pošto na vašem Macu

Gledate:
Video 7 nasvetov za odgovarjanje na e-pošto na vašem Macu



Ko odgovarjate na e-poštno sporočilo, ne citirajte celotnega sporočila in napišite odgovor na vrhu ali na dnu. Namesto tega premišljeno citirajte prejšnje sporočilo, bodite pozorni na podrobnosti in ustvarite boljši rezultat.

Vir: macmost.com (YouTube kanal)

Diskutirajte z odgovorom na to temo.

Prepis videoposnetka: Živjo, to je Gary z MacMost.com. Tukaj je nekaj nasvetov, ki jih lahko uporabite za odgovarjanje na e-pošto na vašem Macu.
MacMost vam ponuja zahvaljujoč odlični skupini več kot 1000 podpornikov. Pojdite na MacMost.com/patreon. Tam si lahko preberete več o akciji Patreon. Pridružite se nam in pridobite ekskluzivne vsebine in tečajne popuste.
Če torej želite odgovoriti na e-poštno sporočilo v pošti, običajno preprosto kliknete odgovor, vnesete svoj odgovor in ga pošljete. Toda to vam ne daje vedno najboljših rezultatov. Obstaja veliko stvari, na katere morate biti pozorni, ko odgovarjate na e-pošto, in veliko načinov, kako izboljšati svoj odgovor.
Tako, na primer, tukaj imam od nekoga sporočilo in želim mu odgovoriti. Tukaj bi lahko kliknil gumb Odgovori in zdaj bi lahko vtipkal svoj odgovor na vrhu, pritisnil Pošlji in končal. Toda najprej se osredotočimo na to, kaj se je v zvezi s tem zgodilo tukaj. To je sporočilo, ki so ga poslali. Celotna stvar tukaj je citirana in odgovarjam tukaj na vrhu. Obstaja nekaj načinov, kako bi lahko naredil bolje, vključno z manj tega in narediti bolj očitno, na kaj se odgovarjam tukaj na vrhu. Pojdite na Pošta, Nastavitve. Nato pojdite na Skladanje. Potem, če pogledate sem, boste videli Citiraj besedilo izvirnega sporočila. Če imate to izklopljeno, stvari preprosto ne bodo citirane. Odgovorite in to je povsem novo sporočilo. Kar lahko drugi osebi resno oteži, da ve, na kaj se odzovete. Mogoče pošiljajo veliko sporočil. Morda vam pošiljajo veliko sporočil in iz tega, kar napišete, morajo dobiti točno to, kar govorite. Včasih je najboljši način za to citirati, kar pravijo, in nato odgovoriti. Najbolje je, da je to vklopljeno. Ni pa nujno, da citirate vse. Če pogledate sem, imate dve možnosti. Vključi vse izvirno besedilo sporočila ali samo izbrano besedilo. Upoštevajte, da če se odločite vključiti samo izbrano besedilo, če ni izbrano nič, je vključeno vse besedilo. Torej imate najboljše iz obeh svetov.
Zdaj, če želim odgovoriti na to sporočilo tako, da odgovorim na eno od vprašanj tukaj, lahko preprosto izberem vprašanje, tako. Nato bi lahko kliknil gumb Odgovori in opazil, da je citiran samo tisti del. Torej, če dam nekaj takega in ga pošljem, bi lahko videli, kako sem lahko vtipkal zelo malo, vendar je drugi osebi zelo očitno, kaj govorim. Evo, kaj so vprašali. Evo, kako sem se odzval. Seveda bi lahko namesto odgovora tukaj preprosto postavil kazalec tja in nato tja postavil odgovor. To je še posebej uporabno, če je v izvirnem e-poštnem sporočilu več vprašanj. Izbiram lahko od prvega do drugega vprašanja. Potem bi lahko pritisnil Odgovori. Potem bi lahko preprosto postavil kazalec sem. Pritisnite Return in lahko odgovorim na to vprašanje, nato pa bi lahko tukaj uredil druge, tako da izbrišem takšne razdelke, da postanejo lepi in urejeni, nato pa odgovorim na drugo vprašanje tukaj. Videli bi lahko, kako bodo rezultati veliko boljši. Ne samo, da bom lahko manj tipkal, ker tukaj preprosto odgovarjam na vprašanja, ampak jim bo lažje prebrati e-pošto in videti moje odgovore. Primerjajte to s preprostim odzivom in postavljanjem vsega na vrh. Morda bom moral tukaj navesti več podrobnosti, da razložim, kaj pravim na podlagi vprašanj, ki so jih postavili.
Pravzaprav sem presenečen, da več ljudi tega ne počne. To sem vedno počel. Vedno sem citiral samo tiste dele prvotnega sporočila, ki sem jih želel, in sem izbrisal druge majhne dele in odgovoril na vprašanja tik pod vprašanjem, ki so ga postavili, ter poskrbel, da je odgovor minimalen in enostaven za obravnavo. Toda pogosto prejemam e-pošto od ljudi, ki se odzovejo na vse na vrhu ali na dnu ali svoje odgovore postavijo na sredino, vendar uporabljajo oblikovanje besedila, da izstopajo. Poglejte, kako lepo izgleda ta odgovor, in kako enostavno bo prejemnik lahko videl odgovore na vprašanja.
Zdaj druga možnost tukaj v nastavitvah ni pod Sestavljanje, ampak pod Podpisi. Na dnu tukaj lahko vidite, Postavite podpis nad citirano besedilo. Torej, če ga izberem tukaj, odgovorim na to sporočilo. Videli ste, kako lahko tam vpišem in moj podpis je tik pod njim. Druga možnost je, da je to izklopljeno in ko se odzovem, je moj podpis čisto na dnu, kar lahko pomeni, da ga nikoli ne vidijo. Zdaj bi ga morali postaviti tja, kjer se odzivate. Torej, če ugotovite, da pogosto odgovarjate tukaj na vrhu, potem nimate podpisa spodaj. Dejansko lahko traja nekaj sekund, da ugotovijo, kdo se odziva. Morda bodo morali pogledati zgoraj v naslove, namesto da bi imeli podpis tik pod tem, kar pišete. Odločite se torej glede na slog vašega odziva, kam bo ta podpis šel. Toda ne bojte se premakniti. Vedno ga lahko preprosto zgrabite, kopirate in prilepite.
Še ena stvar, ki jo morate upoštevati pri odgovarjanju, je, da ko odgovorite, odgovarjate samo pošiljatelju. Upoštevajte, da je to S tega e-poštnega naslova, vendar je tam tudi cc. Torej gre pravzaprav za pogovor med tremi ljudmi. Jaz, prvotni pošiljatelj in nekdo drug. Če samo odgovorim, odgovorim samo izvirnemu pošiljatelju. Ko to vidite, se prepričajte, da tukaj uporabite gumb Odgovori vsem. Zdaj opazite, da se vrne k prvotnemu pošiljatelju, vendar bo oseba, ki je prejela cc-d na prejšnje sporočilo, zdaj prejela cc-d na to sporočilo in bo obveščena. Zato si vedno vzemite sekundo in preverite, ali pravilno uporabljate Odgovori ali Odgovori vsem.
Če se zmotite in ste se na to že odzvali, vendar ga še niste poslali, je tukaj priročen gumb, ki bo popravil napako. Tam lahko vidite, kako doda cc. Če želite pogovoru dodati še kaj drugega, lahko to storite tudi. Priročen način za to je ravno tukaj v polju Za. Samo vključite jih tja. To je verjetno najboljša izbira. Lahko pa greste tudi na Pogled in nato Polje naslova CC in to bo dodalo sem. Nekoga lahko dodate. Običajno, ko uporabljam cc, je bilo to pošiljanje e-pošte tudi nekomu, vendar je to nekakšen signal, da jim ni treba sodelovati v pogovoru. Želim samo, da imajo kopijo tega.
Zdaj lahko greste tudi v polje naslova skritih kopij in dodate tudi to. Oseba, ki ji je sporočilo poslano, in kdor koli, ki mu je cc'd, ne bo vedel, da je bilo to tudi prikrito sporočilo tej drugi osebi. Kar bi lahko bilo koristno, če želite to skrivnost obdržati. Koristno pa je tudi, če želite samo obvestiti to drugo osebo, vendar ne želite, da se zaplete v pogovor naprej in nazaj. Če se na primer dogovarjate za poslovni sestanek in ste določili uro in želite, da vaš zakonec ve, da boste takrat na poslovnem sestanku, potem bo, če uporabite skrito kopijo, prejel kopijo e-pošto, vendar jim ne bo treba skrbeti za sodelovanje pri ostalih odgovorih.
Zdaj, ko uporabljate Mail v celozaslonskem načinu, odgovarjanje deluje nekoliko drugače. Tukaj bom šel v celozaslonski način in recimo, da želim odgovoriti. No, moralo bi se odpreti še eno okno z Odgovori v njem. Toda v celozaslonskem načinu ne bi smelo biti drugih oken. Kaj se torej točno zgodi? No, to je ena od dveh stvari. Če odgovorim na to sporočilo, bi lahko videli, kaj se zgodi tukaj, grem v Split View. Tako imam dejansko glavno okno aplikacije Mail tukaj na levi in moj odgovor tukaj na desni. Ampak obstaja še en način za to. Če grem v Pošta, Nastavitve in nato v Splošno, lahko tukaj vidite potrditveno polje za prednostno porabo sporočilo v Split View, ko je celozaslonsko. Naj to izklopim. Zdaj pa naj odgovorim. Zdaj se zgodi, da namesto tega dobim to okno, ki se prikaže nad celozaslonsko aplikacijo. Upoštevajte, da je okno Celozaslonske aplikacije tukaj zdaj zatemnjeno. Imam samo svoj odgovor. Tako da lahko dokončam odgovor tukaj in ga pošljem in vrnil se bom v običajni način.
Lahko pa bi tudi kliknil zunaj in opazil, kaj se zgodi. Okno je še vedno tam. Gre samo do dna. Lahko bi kliknil tam, da bi ga vrnil nazaj. Torej, če se moram sklicevati na izvirno sporočilo ali preveriti kaj drugega, lahko in imam ta napol sestavljen odgovor na dnu. Vidite ga tudi tukaj pod oknom. Lahko ga vidite na seznamu in to ga bo tudi vrnilo. Če odgovarjam na več sporočil, bom tukaj samo drugič odgovoril na to sporočilo. Potem sem lahko videl, da ima to okno zdaj dva zavihka.
Upoštevajte, da če že uporabljate Mail v Split View, tako da imate recimo Mail na levi in nekaj, kot je Messages na desni, bo samodejno uporabil ta slog okna s prekrivanjem, ker ni drugega mesta, kjer bi lahko postavili to okno za odgovor .
Zdaj, ko odgovarjate na sporočilo, je ena od stvari, na katero želite biti pozorni, tako vaš e-poštni naslov From kot vaš podpis, ker ju lahko spremenite. V tem primeru imam tukaj samo en podpis. Mislim pa, da je pomembno, da podpis prilagodimo prejemniku in situaciji. Na primer, morda imate profesionalni podpis, ki vsebuje vse vrste podrobnosti o tem, kako stopiti v stik z vami, vaše spletno mesto, morda celo sliko. Če pa odgovarjate prijatelju ali nekomu, ki že pozna vse te informacije, bo morda nekoliko bolje spremeniti svoj podpis v preprostejši. Po drugi strani pa, če nekdo postavlja strokovno vprašanje in želite nekako dvigniti raven strokovnosti, lahko izberete drugačen podpis, ki vsebuje vse te informacije. Zato ne spite z izbiro podpisa ali dejansko spreminjanjem e-poštnega naslova, ki ga uporabljate, če imate več računov. Nekdo vam pošlje e-pošto na en račun, vendar želite pogovor preklopiti na uporabo drugega računa, to lahko storite tukaj v odgovoru.
Zdaj opazite, kako ima to sporočilo prilogo. Če nanj odgovorim, priloge ni. Dobim majhen indikator, da je bil tam, vendar ga ni. Vendar bi lahko tukaj kliknil ta gumb, ki bo vključeval priloge iz izvirnega sporočila. Zdaj lahko vidite, da ga postavlja tja. Tako da lahko odgovorim s to prilogo. Tam lahko kliknem in izberem Označitev. Zdaj lahko označim to prilogo. Na primer, v tem sporočilu lahko preprosto uporabim orodja za označevanje, da obkrožim takšno območje. Končano. Potem bi lahko bil moj odgovor nekaj takega. Seveda lahko potem dobite odgovor s sliko, ki jo je označila druga oseba. Tako lahko greste naprej in nazaj. Mimogrede, lahko storite isto stvar s priloženimi pdf-ji.
Torej obstaja nekaj nasvetov za odgovarjanje na e-pošto v vašem Macu. Upam, da se vam je to zdelo koristno. Hvala za ogled.
 

Priponke

  • Screenshot 2022-02-15 at 21.48.23 Large.jpeg
    Screenshot 2022-02-15 at 21.48.23 Large.jpeg
    137,3 KB · Ogledi: 5

Ustvarite račun ali se prijavite za komentiranje

Registracija in uporaba foruma je brezplačna.

Ustvari račun

Ustvarite račun za našo skupnost. Enostavno je!

Prijava

Že imate račun? Prijavite se tukaj.

Morda vas zanima tudi...

10 nasvetov in trikov za iPhone, ki ste jih pozabili. iPhone in iOS 13,14, iOS 15 in vse druge različice iOS-a so v preteklih letih...
Odgovori
0
Ogledi
42
Nekaj res odličnih nasvetov. Pri svojem delu ne potrebujem drugega sistema kot Applovega, zato so ti nasveti res koristni. Powerpoint je...
Odgovori
1
Ogledi
51
  • Članek
Obstaja veliko načinov za premikanje in spreminjanje velikosti oken v računalniku Mac, ne da bi za to potrebovali aplikacije drugih...
Odgovori
0
Ogledi
61
  • Članek
Ko shranite datoteko, vam pogovorno okno, ki se prikaže, omogoča izbiro imena in lokacije nove datoteke. V pogovornem oknu za...
Odgovori
0
Ogledi
49
  • Članek
Notes je v zadnjih nekaj letih dodal veliko novih funkcij. Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali kar najbolje izkoristiti...
Odgovori
0
Ogledi
56
Na vrhu